こんにちは！ヴェルサスのブログ担当です。

貿易事務とは輸出入に関わる商社やメーカーといった企業で働く事務職のことをいいます。

一般的な事務職よりも専門知識や語学力が必要な職種といえるでしょう。

今回は、貿易事務の仕事について知りたいと思っている人向けに、仕事内容や貿易事務に必要な能力、きつい点ややりがいなどについてご紹介します。

 

 

■貿易事務の仕事内容とは？

 

貿易事務の仕事内容や業務は務める企業によって異なりますが、大まかに「輸出業務」「輸入業務」「貿易書類の作成」といった3つに分けることができます。

それぞれの仕事内容をみていきましょう。

 

○輸出業務

輸出業務には工場への出荷依頼やトラックの手配、倉庫の手配から輸送用の飛行機や船の手配など、さまざまな手段の手配から貨物を海外に持ち出す許可を得る輸出通関の手配なども担当することが多いです。

 

○輸入業務

輸入業務には、海外の輸出業者へ発注の手続きを行ったり、国内へ持ち込むための輸入通関の手配を行ったり、貨物の納入管理といった業務を行います。

他にも、輸入する際に発生する関税や消費税の納付といった業務も担当することが多いです。

 

○貿易書類の作成

貿易事務の仕事は輸送や通関の手配だけでなく、一連の業務に関わる貿易書類の作成も行います。

輸出入に関連する書類は「貿易書類」と呼ばれ、輸出する品物の品名や価格などが記された「インボイス（商業送り状）」や輸出する貨物の個数や容積がわかる「パッキングリスト（梱包明細書）」、「為替手形」や「信用状」など、多くの書類があります。

 

○納入管理

受注データの入力や自社の工場や倉庫の在庫のチェックといった納品スケジュールの調整や代替案の提案なども、貿易事務の大切な仕事の一つです。

 

 

■貿易事務はどんな人に向いている？

 

一般的な事務職と違い、適性や求められるスキルがハッキリしている貿易事務はどんな人が向いているのでしょうか？

 

○貿易実務の知識

貿易業界では「インボイス」「信用状」など、特殊な用語が多く、貿易に関するルールや条件を示す専門用語も覚えなければなりません。

また、商習慣の違う国との取引を円滑に行うには手続きや代金支払いについて細かな法規制や条約が必要になります。

通常であれば「仕事をしながら覚える」といった知識の付け方でも支障ありませんが、貿易事務の場合はそうはいきません。

積極的な勉強による知識の取り込みが必要です。

 

○語学力

貿易書類は基本的に英語で書かれているため、読み取り理解する、自身で作成するといった語学力が必要です。

貿易書類には定型フォーマットがあるのでビジネス英語ができるというレベルであっても務まりますが、スケジュール調整や問い合わせなど、海外の取引先とのやり取りにはメールや電話が必須です。

そのため、貿易事務の求人ではTOEICで500～750点程度の点数が条件として定められていることが少なくありません。

 

○コミュニケーション能力

貿易事務の仕事では国内外問わず、多くの人と関わります。

誤解や行き違いなどから大きなトラブルに発展する恐れもある貿易事務では、日本語以外の言語で異なる文化を持つ海外の人と意思疎通を図らなくてはなりません。

そのため、高いコミュニケーション能力が必要です。

率先して自分から関わっていく、仕事を調整して相手に割り振るといった積極性も求められます。

 

○スケジュール管理能力

輸出入を扱う貿易事務の仕事はスパンが長いため、スケジュール管理能力の高さも重要です。

数か月先の納品について、工場の生産調整や輸送の手配、倉庫の手配、輸出の船の予約といった作業を先読みして動く必要があるからです。

しかし、すべてが計画通りに進むとは限りません。

天候やマシントラブルなど、予期せぬ事態に陥ることもあります。

そんな時にスケジュールを調整したり、代替案を提案したりできるような機転の良さも大切です。

 

○事務作業スキル

貿易事務の仕事のほとんどはパソコンを使って行います。

ExcelやWordといったソフトは最低限、使いこなせる必要があるでしょう。

企業によっては売上や生産、配送などを管理するために、ERP（Enterprise Resource Planning）のような業務管理システムを導入している場合もあるので入力操作を覚える必要があるかもしれません。

貿易業は書類上の手続きが多く、書類作成には正確性だけでなくスピードも求められます。

書類の提出が遅れたり、書類に不備があったりすると輸出の許可が下りず、場合によってはスケジュールを組み直す必要が出てきます。

取引先をはじめ多くの人に迷惑をかけてしまい、信用にも関わってくるため、事務作業スキルは欠かせません。

 

 

■貿易事務のきつい点や、やりがいとは？

 

専門性が高く、向き不向きがハッキリしている貿易事務のきつい点ややりがいとはどんなものがあるのでしょうか？

 

○貿易事務のきつい点

取引先は文化や習慣が違う国ばかりのため、仕事の進め方や時間に対する感覚の違いからスケジュール通りに進まないことも少なくありません。

また、ちょっとした行き違いから誤解が生まれ、大きな損失を出してしまう恐れもあります。

専門用語や細かな条約など、覚えることもたくさんあるので、意欲的な姿勢を保ち続けられる人でないときついと感じてしまうようです。

 

○貿易事務のやりがい

さまざまな文化を持つ国の人たちと関わりを持つことで、取引先のある国に興味を持つことで為替変動や原油価格に関心が向くなど、自分の世界を広げることができます。

語学力やコミュニケーションスキルを活かした仕事がしたい、海外に興味のある人や大きな視野で仕事をしたいという人にはやりがいを感じられる仕事といえるでしょう。

輸出入の専門知識が身に付くので異業種への転職にも役立ちます。

 

 

■貿易事務は未経験でも挑戦できる！

 

求人を探していると貿易事務を募集する企業を見かけることもあるでしょう。

貿易事務は、専門的な知識や語学力が必要です。

天候悪化など、不測の事態でも柔軟に対応できる臨機応変能力なども求められるため、未経験者にはハードルが高いと感じるかもしれません。

しかし、語学力や専門知識などは勉強することで身に付けることができます。

貿易事務では意欲的な姿勢を持つ人ならやりがいを感じられます。

経験者でないからとあきらめてしまわずに、興味を持ったらぜひチャレンジしてみてください。