仕事を早く終わらせるコツ

2021年2月15日 10:07

こんにちは！ヴェルサスのブログ担当です。

みなさんは、仕事を早く終わらせたいと思ったことありますか？

きっと思ったことがあるという人が多いのではないでしょうか。

しかし、そのような気持ちがあってもなかなか実現できないという人もいるはずです。

そこで今回は、仕事を早く終わらせるコツについて紹介していきます。

■先輩社員などの経験者に効率の良い進め方を教えてもらう

1つ目は、先輩社員などの経験者に効率の良い進め方を教えてもらうということです。

教えてもらう時に、PDCA（Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善））を意識すると、より効率的に仕事を進めるための方法を身に付けられるようになります。

PDCAのサイクルを考える際に、計画を先に建てようと考える人が多いと思いますが、そこに時間をかけすぎないようにしなければいけません。

効率よくPDCAのサイクルを考えるためには、全体像や進め方をおおまかに決め、経験者である先輩社員などにCheckしてもらいましょう。

そうすることで、より仕事を早く進められるようになるためのポイントを教えてもらえる可能性が高くなります。

■結果を出している人のやり方を真似る

2つ目は、結果を出している人のやり方を真似るということです。

最初に紹介した方法と似ていますが、真似をするのはかなりお勧めしたい方法です。

しかし、真似るのはあくまでも実際に結果を出している人のやり方なので、きちんと見極めなければいけません。

先輩社員の営業についていって営業トークを真似してみるといった方法を取り入れてみると、営業成績をアップさせられる可能性が高くなります。

この時に気を付けたいのは、仕事を早く終わらせている人ではなく、成果を出している人の真似をするという点です。

仕事できちんと成果を出している人は、仕事自体も手早く進めているケースが多いことから、成果を出している人の真似をすべきだということになるでしょう。

そうすることで、仕事のスピードも必然的にはやくなっていきます。

■コミュニケーションを大切にする

3つ目は、コミュニケーションを大切にするということです。

仕事に対して一心不乱に取り組む必要がある場合もありますが、多くの仕事は先輩や同僚とのコミュニケーションが重要なポイントになります。

コミュニケーションを疎かにしてしまうと、余裕がないと思われかねません。

特に、チームで仕事をしている場合はコミュニケーションが必要不可欠になります。

コミュニケーションを怠ってしまうと、チーム内の空気がイマイチになってしまい、仕事に支障が出てしまう可能性もないとは言い切れません。

チーム内できちんとコミュニケーションが取れていれば、仕事の配分もバランスよくできるようになり、特定の人に負担がかかってしまうこともなくなります。

そうすることによって、仕事がスムーズに進みやすくなります。

つまり、コミュニケーションを大切にすることも仕事を早く終わらせるコツの1つだということになるでしょう。

■1日の仕事計画を立てておく

4つ目は、1日の仕事計画を立てておくということです。

その日にしなければいけない仕事をスケジューリングすることによって、効率よく仕事が勧められるようになります。

1つの仕事にどのくらいの時間をかけるかきちんと考えることができれば、1日のスケジュールに余裕を持たせた時間配分ができるようになるでしょう。

締め切りがいつなのかということも念頭に置いてスケジュールを立てれば、締め切りに追われて焦ることも減るはずです。

流れが朝のうちに決まっていれば、次にすべきことを考える手間も省けます。

その分の時間を仕事に充てられれば、タイムロスも大幅に軽減できるというメリットを感じられる事でしょう。

この時に重要になるのは、スタートの時間を守ることです。

スタートが遅くなってしまうと終わる時間も遅くなってしまうからです。

もしも、仕事の最中に頼まれ事をしてしまった場合は、計画を考え直しましょう。

頼まれたことを優先的に行えるようにすると、周りからの印象もよくなります。

頼まれたことを正確に素早く終わらせることができれば、周りからの信頼もより厚くなるはずです。

それだけではなく、「○○さんはいつもちゃんとしてくれるからまたお願いしたい」と思われるようになり、新しい仕事が割り振られる可能性もあるでしょう。

それはスキルアップのチャンスにもなるため、頼まれたことは優先的にするのがおすすめです。

信頼が厚くなれば、万が一忙しくて手が回らなくなってしまった時にも、周りからのサポートを得やすくなります。

それも、仕事を早く終わらせるコツだと言えます。

■できないことはできないと伝える

5つ目は、できないことはできないと伝えるということです。

取引先や上司から、明らかに納期が間に合わないような仕事を頼まれてしまうこともあります。

そのような時に、安請け合いしてしまうと仕事はどんどん終わるのが遅くなってしまいます。

そうなることを防ぐためには、できないことはできないと伝えるようにしましょう。

出来ないことを伝えると理由を聞かれるかもしれませんが、タスク管理やスケジュール管理ができていればきちんと理由を説明できるはずです。

一方的に断るのは気が引けるというのであれば、代替え案を提示しましょう。

納期までの期間を長くしてもらったり、一部だけの対応にさせてもらったりするといった提案をし、お互いに納得できれば御の字です。

また、他に余裕がありそうな人がいたらその人を紹介するという方法もあります。

無理に引き受けてしまうと、終わるはずの仕事も終わらなくなってしまう可能性が高いです。

そのような状況はできるだけ避けたいと思うはずなので、できないことはできないと伝えるようにしましょう。