こんにちは！ヴェルサスのブログ担当です。

最近はコロナ禍の影響でweb会議に移行している企業が増えています。

web会議だと離れた場所や自宅にいながら会議に参加できて便利な反面、対面ではないからこそ気をつけたいルールやマナーもあります。

web会議を円滑に進めるために気をつけておきたい点を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

 

 

■環境を整える

 

web会議をするにあたって最初に必要なのは、環境を整えることです。

何か不手際や支障が出てしまってからでは、会議参加者全員に迷惑をかけることになってしまいます。

そこで少しでも円滑に進めるためには、不安の種は事前に取り除く必要があります。

 

○マイクは良く聞こえるものを

PC性能にもよりますがPC内蔵マイクでは、収音機能が優れておらず聞き取りが困難な場合があります。

相手に声が聞こえなくては円滑に会議を進めることは困難です。

自分では気づきにくいことですから、大事な会議の前に一度確認しておく必要があります。

マイク付きのイヤホンの使用がおすすめです。

 

○webカメラは画質の良いものを

お互いの表情が見えることで、表情やうなずきなど意思表示を確認でき円滑なコミュニケーションを図ることができます。

より対面に近いコミュニケーションをとるために、カメラは表情などがよくわかる画質の良いものを選びます。

カメラをできる限りONにし、表情はわかるようにしておくと音声だけよりもスムーズに会議を進められます。

 

○ネット環境を整える

ネット回線が安定していない場合、会議の参加者全員に迷惑をかけることになってしまいます。

自宅でWi-Fi接続を利用し会議に参加していた際に、家族が家電を使ったところWi-Fi接続に支障をきたし、音声や映像が飛んでしまったという例もあります。

大事な会議に参加するのなら、有線LANを使用するなどの対策を取るとより安心です。

 

 

○背景に注意

自宅でweb会議に参加する場合、背景にも気を使う必要があります。

会社の会議室では気にする必要がなかったことですが、背景に生活感のあるものや、ペットや子供が映りこむと自分だけでなく参加している人の集中力もそいでしまいます。

自宅で背景にまで気を使うのは難しい場合もありますが、バーチャル背景を使うなどできる対策をする必要があります。

 

 

■web会議で必要なこと

 

web会議では直接対面で会議をしているよりも、会議中の空気感や間の取り方、相手の態度や声のトーンなどの微妙な変化を感じとることが難しくなるため、問題が発生するリスクもはるかに高くなります。

言いたいことがうまく伝わらなかったり、話がかみ合わなかったりする状況に陥りやすくなるからこそ、言葉と表情により気を付ける必要があります。

相槌は遅れて聞こえることもあり、相手の発言を妨げる場合もあるので、表情豊かにリアクションをとることと、気持ちをしっかりと言葉にすることが円滑にweb会議を進めるうえで重要です。

 

 

■気をつけたいルールとマナー

 

まだまだ慣れない人も多いweb会議ですが、全員が気を付けることでより快適にweb会議を行うことができます。

web会議をする上で相手に不快な思いをさせずに済むよう、気をつけたいマナーを紹介します。

 

○身だしなみ

職種にもよりますが、いくら自宅から参加といってもあくまでビジネスシーンであるため、ビジネスカジュアルは心掛けたいところです。

男性ならば襟付きのワイシャツ、女性ならばブラウスなどTPOを重視した服装を着用します。

髪型や髭の処理も忘れずに、身だしなみを整えます。

 

○発言方法

web会議で発言をする場合には、順番に発言しないと言葉がかぶってしまうため、発言したい時には自分が発言しても良いか、確認し伝えることでスムーズに会議を進めることができます。

また、自分の話が終わった際には、「以上です」と告げることで話が終わったことが明確に伝わり、他の参加者がその後発言をしやすくなります。

 

○発言をしないときはミュート

web会議では、発言をしないときには音声をミュートにします。

ミュートにすることで、他の参加者が話す際に雑音が入ることを防ぐことができます。

 

○普段よりもはっきり話す

web会議ではマイクやネット環境によって、音声が聞き取り辛くなることがあります。

そのため、普段話しているよりもはっきりゆっくり話すことを心掛けることで、より伝わりやすくなります。

また、相槌は相手の発言を邪魔する場合もあるため、なるべく声に出さず表情や頷くことで、相手に気持ちを伝えます。

 

○事前に会議の資料や内容は共有する

事前に資料を共有しておくことで、他の参加者にも会議の目的が明確になるため、課題がはっきりし有意義な会議を行うことができます。

 

○意見しやすいよう進行する

対面の会議より空気を読むことが難しいため、他の参加者が発言しやすい環境を作る必要があります。

答えやすいよう質問の仕方を意識したり、話しやすい雰囲気作りをしたりと工夫しながら会議を進行します。

 

 

■web会議に不向きな場所

 

会議の時間の関係で外出先から参加する場面も出てくるかもしれませんが、中にはweb会議の参加場所に不向きな場所もあります。

例えば、リモートワークできる場所というと無料Wi-Fiもあり通信環境も整っているネットカフェが思い浮かびます。

しかし完全防音の個室ならまだしもそうではない環境で、会議の発言をすることは周りの迷惑になります。

また、カフェやホテルのロビーなども周りの迷惑はもちろん、周囲がザワザワしているため、他の参加者にとっては声が聞き取りにくい場合が多く注意が必要です。

外出先からweb会議に参加する場合には、ネット環境だけでなく周囲の環境に対する配慮も必要です。

 

 

■オフィスワークを探すなら

 

web会議は直接の会議に比べてコミュニケーションが取りづらく、会議が進行しにくいデメリットもありますが、その反面コストの削減や業務の効率化などメリットも数多くあります。

web会議をする機会が増えてきた今だからこそ、改めてルールやマナーを再確認し、円滑に進められるよう気を付けたいものです。

ヴェルサスでは、オフィスワークのご紹介もしておりますので、オフィスワークをお探しの方はお気軽にご相談ください。