こんにちは！ヴェルサスのブログ担当です。
今回はビジネスメールの基本的なルールについてお話していきます。
働く上で、コンピューターが私達の生活・仕事共に切り離せない社会になった事を受けて、ビジネスメールの基本を知っておく事が重要となりました。
手紙と同じで、メールにも様々なルールややっては失礼にあたる事もあるのです。
メールのマナーもしっかりと身に付けて、現場で活躍できる人材になりましょう。
ビジネスメールの基本ルール
では、早速ビジネスメールの基本ルールを見て行きましょう。
・件名
企業には毎日膨大な数のメールが届きます。
重要な打ち合わせや資料などのメールの他に、もちろん迷惑メールも届くのです。
その内容をいちいち確認していては業務が滞ってしまいますし、ウイルスである可能性もあるので、全てを開くわけではありません。
仮に件名を、「先日はありがとうございました」「おめでとうございます」などにしてしまうと、迷惑メールである様に見えてしまいます。
必ず、「〇の〇の件について」と、内容が分かる件名にしましょう。
自分の名前を件名に入れる人もいますが、たくさんの人と会う営業の人が相手であると、どの人だろうと相手に探す手間を与えてしまいます。
件名は必ず内容で簡潔にまとめるようにしてください。
・最初に
最初の文章は、メールを送信している相手の所属、名前を記載して送り間違いがないようにしましょう。
また、企業全体を指して送る場合には個人名などの記載の必要はありません。
〇御中、〇各位などの手紙や書類と同じ形式で大丈夫です。
・挨拶
挨拶に関しては、手紙とルールは変わりません。
最初に、「お世話になっております、〇社の〇と申します。」と、挨拶と自分の身分について紹介します。
また、余裕のある人はそれぞれの季節に合った時候の挨拶を添えると、尚更しっかりした印象を相手に与える事ができます。
・本文
本文に関しては、必要な事項を書き洩らさないようにしっかりと記載しましょう。
〇メールを送った内容の確認
〇期日がある場合は、きちんと西暦、月、日、曜日、時間がある場合は〇:〇〇としっかり記載しましょう。時間を記載する場合は、6時と書いてしまうと朝か夕かの区別がつきにくいので、18:00と分かるように記載しましょう。
〇返信を希望する場合は、返信して欲しい相手の苗字・名前、返信して欲しいメールアドレス、絶対に連絡が取れる携帯または電話番号を記載しておきましょう。電話が取れる時間帯が決まっている人に関しては、その時間帯の記載も忘れないようにしてください。
・文末
相手の時間を取ってしまった事に対してのお礼、これからの付き合いをお願いする文章で締めると非常に印象が良いです。
例えば、
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします
・お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします
などの文章で締めると理想です。
何回もメールのやり取りをする場合は、その都度文末を変えると、きちんと文章を読んだ上で返事をくれているのだと相手に誠実さが伝わります。
・署名
手紙と違い、メールは封筒などがないので、確実に連絡の取れる連絡先を添えておく必要があります。
本文に添えるのとは別に必要になります。同じ連絡先であったとしても、マナーとして記載するのが決まりです。
決まった形式はあまりありませんが、必ず
〇企業名
〇自分の所属部署
〇名前
〇メールアドレス
〇電話番号※必ず取れる時間帯がある人はその時間帯も記載
〇企業の住所
を記載しましょう。
メールでやり取りする際の注意点
書き方は覚えてもらえたと思いますが、その他の注意点も紹介します。
・必ず返信は当日、または翌日の間に返す
相手にメールを受け取っていると知らせる為にも、返信は速やかに行います。
どうしても会議を通さなければいけない、何か時間がかかってしまう理由がある場合は、まずその事を記載して確実に返事ができる日にちを先に送ります。
・資料が添付されている場合は電話も添えて
貰う場合も送る場合も、資料などの添付物がある場合は確実に相手に受け取ってもらい、ファイルが開けるか確認してもらう為にもメールと資料を送付している事を電話で伝えます。
・難しい漢字を使い過ぎない
漢字と平仮名のバランスは大切です。
漢字に変換し過ぎると読みにくくなってしまうので、文章全体を見て、きちんとバランスを確認しましょう。
・改行を行う
改行をきちんと入れる事は大切です。
一文章で次の行にいき、相手が読みやすいように工夫しましょう。また、話題が二つ以上ある場合は、段落を空けて別の話になる事を相手に知らせましょう。
また、一文章が長くなりすぎる時は、敢えて切れる所で改行した方が読みやすいです。
・クロスチェックは大切
クロスチェックは何よりも大切になります。
手紙や書面の場合は他の人にもチェックしてもらうのが決まりですが、メールも同じです。
必ず自分の上司や自分よりも上の人にチェックをしてもらい、送信しましょう。
・ファイルサイズの確認
たまにデータが膨大になり過ぎて、相手が開けなくなってしまう事があります。
なるべく大きなデータになる時には前もってそのデータサイズが開けるか確認した上で送信した方が良いでしょう。
また、もしも相手が受信できないとなった場合には、ファイルを分割する、または転送サービスなどを駆使して相手に届けるようにしましょう。
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