こんにちは！ヴェルサスのブログ担当です。
選考を行ったら、メールもしくは電話で結果を応募者に伝えます。
それだけではなく、結果を通知するための採用を伝える書類の発行も行います。
採用通知書と似た書類に内定通知書というものもあるので、その違いがよく分からないという人もいるでしょう。
よく似ている書類ではありますが、相違点もあります。
今回の記事では、その違いについて解説していきます。
■採用通知書とは
採用通知は、採用が決定したことを就職活動や転職活動を行っている人に知らせるために行われます。
記載される内容は以下の通りです。
・日付と応募者の氏名
この書類には、一般的なビジネス書類と同じように日付を記入し、さらに応募者の氏名も記載します。
書かれている日付は、送付した日付になります。
・会社名と代表者の氏名
会社から応募者に送付される書類なので、差出人は応募した会社です。
会社名だけではなく代表者の氏名も書かれていますし、社印も押印されています。
・応募のお礼と採用決定の通知
採用決定通知書には、応募してくれたことに対する感謝の気持ちと採用が決定した旨を伝える文言も記載されています。
選考の結果、採用を決定したという内容が書かれているはずです。
・入社日と連絡先
人事担当とのやり取りの中で、既に入社日が決まっているならいつなのか書かれています。
決まっていない場合は、別途連絡が来るといった内容が書かれているでしょう。
新卒採用であれば入社日が毎年4月1日になるので、その日付が記載されます。
ここに書かれているのは、応募者との連絡窓口になる社員の連絡先です。
・労働条件
労働条件も記載されています。
雇用形態や賃金、勤務地、就業時間なども書かれているので確認しておきましょう。
労働条件通知書が同封されたり、別途で通知されたりするケースもあります。
基本的に1週間以内に通知されます。
1週間以内に連絡が来れば、次の応募先を探したり、並行して採用試験を受けている企業への返事をしたりしやすくなることが考慮されているからです。
結果の連絡が遅いと他の会社に入社を決める可能性もあるので、採用の意思が大きいなら早めに連絡をしてくるでしょう。
この書類には、入社承諾書や返送用封筒が同封されているケースが多いため、応募者はそれを使って返答します。
■内定通知書とは
内定通知は、内定を伝えるために行われます。
続いては、内定を伝えるための書類がどのようなものか解説していきます。
【記載されている内容】
内定通知書には、応募したことに関する感謝の気持ちや採用は決まったこと、入社日、入社日までに用意しなければいけないもの、内定取り消しになってしまう事由、内定承諾書の送付期限などが記載されています。
【送られてくる時期】
この書類が送られてくるのは、最終面接から1週間～10日くらいが一般的です。
優秀な人材を採用するために企業側は少しでも早く通知を出そうと考えています。
簡易書留で送られるケースが多いですが、普通郵便で送る会社もあるので、転職活動や就職活動を行っている最中は郵便物も小まめに確認しましょう。
この書類自体は、発行が義務付けられているわけではありません。
しかし、内定を出した証拠がないと応募者との間でトラブルが起こったり、他の会社を選ばれたりする可能性があるため、送付するケースが大半を占めます。
【受け取った後にすべきこと】
内定を通知する書類が応募先から送られてきたら、内容をしっかりと確認しましょう。
内定取り消し事由が書かれているなら、どのような時に内定を取り消しにされてしまうのか確認し、行動に気をつけるようにしてください。
雇用条件が書かれている場合もあるので、書いてあったら納得できるかチェックしましょう。
良く読んで納得してから内定承諾するようにするのは鉄則です。
また、お礼の連絡や内定承諾書の送付も忘れないようにしましょう。
お礼の連絡は、メールや電話でするケースが多いです。
ただし、転職エージェントを介して採用してもらった場合は、エージェント経由で伝えるという方法もあります。
内定承諾書は、同封されていて応募者は必要事項を記入するだけというのが一般的な形式です。
送付期限や持参方法が明記されているケースが多いですが、書かれていない場合は到着してから5日以内を目安に返送するようにしましょう。
返送が遅くなってしまうと、内定辞退と見なされてしまいます。
他の結果を待ってから連絡したいと思っているのであれば、電話などでその旨を伝えておくと待ってもらえる可能性が高いです。
■採用通知と内定通知の違いについて
この2つは、どちらも似ているので大きな差がないように感じる人も多いでしょう。
最後に、その違いについて解説していきます。
この2つの通知に関する法的な決まりはありません。
内定通知書を発行すると内定したことを示す法的な効力を持ちますが、採用通知書の意味合いは企業によって大きく変わります。
中には、内定通知書を採用通知書と呼ぶ所もありますし、採用が決まった時の書類と採用通知書と呼ぶ所もあります。
発行されない場合は、応募先に「内定通知書を頂くことが可能ですか？」と確認してみると良いでしょう。
確認すると発行してもらえますし、あった方が万が一のトラブルを防げるので確認しておくことをおすすめします。
内定通知と採用通知に関する書類の発行は法的に義務付けられていません。
しかし、入社して仕事を始めるのであれば労働条件通知書の交付が必要です。
労働条件通知書ではなく、雇用契約書または労働契約書を交わすこともありますが、必ず必要な書類であることを覚えておきましょう。
応募した企業から採用されると、採用通知や内定通知が行われます。
採用や内定に関する通知を受け取ったら、承諾する旨を伝えなければいけません。
承諾の連絡が遅くなってしまった場合、内定取り消しとみなされる可能性もあるので注意が必要です。
ヴェルサスでは、採用されてからの内定承諾書の書き方などに関する相談も受け付けています。
また、多くの求人を取り扱っているので不採用になってしまった時に備えた求人探しも可能です。
転職活動を行っていて、理想的な職場に出会いたいと考えているなら、ぜひヴェルサスにご相談ください。
