こんにちは！ヴェルサスのブログ担当です。

転職活動の際に、企業に対して質問や確認しておきたいことがある場合、電話で問い合わせる機会もあるでしょう。

しかし、電話だとどのタイミングでかけるべきか、どのようにかけていいのかなど、迷うこともあります。

そこで今回は、転職活動で企業に電話をしていいのか、迷惑にならない時間帯やマナーなどについて解説していきます。

 

 

■転職活動中に企業に電話をかけると迷惑？

 

現在、様々な求人への応募はウェブサイトからが主流になっています。

そのため、直接企業へ連絡する機会が少なく、面接で初めて話すということも少なくありません。

しかし、応募する前に企業に確認しておきたいこと・聞いておきたいことがある場合は電話連絡をすることになります。

求人ページには「お気軽にお問い合わせください」「不明点はご連絡ください」などの記載があるものの、電話をかけることに戸惑いや迷惑にならないかと考えてしまい、どうしたらいいのか迷ってしまうケースも少なくありません。

基本的に企業へ電話をすること自体は迷惑ではありませんが、連絡を避けた方が良い時間というのも存在します。

一般的な企業では、休憩を12時～14時の間に取ることが多く、休憩時間を交代制にしているところもあります。

手薄になる時間帯はなるべく避けた方が良いでしょう。

また、始業開始直後は業務が立て込んでいる可能性もあります。

これらを踏まえると、9時～10時、12時～14時、16時以降は電話を避けた方が迷惑になりにくいです。

他にも、職種によって混み合う時間は変わるので注意してください。

オフィスなどは週明けや休日前以外、小売業は土日・祝日を避けるように気を付けましょう。

 

 

■電話に関するマナーを知っておこう

 

電話をする際には、相手に迷惑をかけないように準備が必要です。

電話での会話に慣れていない場合は、話すことを事前にメモしておくとスムーズに話せるでしょう。

電話をかける前に、企業情報がわかるもの、担当者名、用件、メモ、ペン、スケジュールがわかるものを用意してください。

用件を箇条書きにしておき、話すことを事前にイメージしておくのもおすすめです。

準備ができたら電話をかけますが、できるだけ雑音がない静かな場所で電話をしましょう。

聞き間違いや聞き取りにくさを減らすためには、環境を選ぶことも重要です。

音がうるさい場所では、お互いにうまく聞き取れないことがストレスになりがちなので注意してください。

また、相手へ良いイメージを与えるためにも、できるだけ明るい声でハッキリ話すように心掛けましょう。

電話だと普段以上に声が低く聞こえたり、こもって聞こえたりしがちなので、ワントーン高い声を意識するのがおすすめです。

重要な内容や教えてもらったことを確認するために、メモを取りつつ復唱してミスがないかを確認してください。

電話が終わってもすぐに切るのではなく、相手の様子を見ながらゆっくり呼吸してから電話を切りましょう。

すぐに切ってしまうと不快に感じる人もいるので注意してください。

 

 

■応募する際の流れや例文を紹介！

 

転職希望の企業へ連絡する場合は、どうしても緊張してしまいます。

緊張しながらも、事前にイメージトレーニングしておくと落ち着けるでしょう。

ここでは、電話で応募する際の流れや例文を紹介します。

 

 

【電話で応募する際の流れ】

 

1.きちんと名乗る

 

企業へ連絡する際には、きちんと自分の名前を名乗りましょう。

「お忙しいところ失礼いたします。○×求人で広告を見た△△（名前）と申します。」と、相手への忙しさを配慮しつつ、どのような用件で連絡しているのかを伝えてください。

さらに求人内容に担当者名が記載されている場合は、名前を名乗った後に「採用担当者様（名前がわかる場合は名前）へお取次ぎいただけますでしょうか？」と言いましょう。

採用担当者と加えることで、よりスムーズに用件が伝わりやすいです。

ここで担当者がいた場合、電話を取り次いでもらってから再度上記の挨拶を繰り返し、「今、お時間よろしいでしょうか。」と、会話する時間があるかを確認しましょう。

時間がない場合は、「何時頃お戻りでしょうか」や「ありがとうございます。○○時頃に改めて連絡させていただきます。」など、また連絡することを伝えてください。

最後はそのまま切るのではなく、「お忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」と言ってゆっくり呼吸してから電話を切りましょう。

 

 

■シーン別の電話応対を学んでおこう

 

電話での応対について事前にイメージしておくとスムーズに話せますが、場合によってはその通りにならないこともあります。

そこで、シーン別の電話応対について知っておくと、いざという時に慌てることがありません。

ここでは、いくつかのシーン別電話応対について紹介します。

 

 

・電話を折り返したい

 

企業へ折り返しの電話をする際には、営業時間内であることを確認してかけましょう。

「お世話になっております。先ほど連絡させていただいた△△（名前）と申します。採用担当者様はお戻りでしょうか？」と確認してみましょう。

 

 

・面接の予定変更を依頼したい

 

面接の予定を決めた後に急遽変更しなければならない場合、「大変申し訳ございません。面接予定であった×日△日に外せない用事ができてしまいました。日程を調整していただくことは可能でしょうか？」と、きちんと担当者に伝えましょう。

面接の変更は原則一回のみなので、複数の候補日を用意しておいてください。

 

 

・応募前に求人情報の内容について知りたい

 

応募前の問い合わせといっても、その後面接になる可能性を視野に入れている以上、失礼のないように話すように心がけましょう。

「○×求人で広告を拝見しました。こちらに記載されている△△についてお尋ねします。」と一言添えてから内容を確認してください。

ただし、給与や休日に関する詳しい内容や待遇などは質問しても詳しく教えてもらえないケースが多いです。

不安を解消したい気持ちは理解できますが、できるだけ企業が答えにくい質問は避けた方が無難でしょう。

 

 

・電話が聞き取れない

 

大事な電話なので、聞き取りにくい時は角が立たない聞き方で再度お願いします。

「恐れ入ります。先ほどお電話が遠かったようなので、もう一度お伺いできますでしょうか？」と聞いてみましょう。

それでも不安な場合は、「～～ということでしょうか？」など、再確認できる聞き方に変えるのも良いです。

 

 

 

転職活動中は、求人を見て興味を持った企業に直接連絡する機会も増えます。

ウェブからも申し込みも多く、電話で話すことに慣れていない方も多いでしょう。

上記の内容を参考にしながら、事前に問い合わせの内容などをまとめてメモしておくと安心です。

これらの転職活動に不安を抱えている場合は、ヴェルサスにお問い合わせください。

コーディネーターが親身にアドバイスを送り、適した仕事が見つかるまでサポートいたします。

初心者・未経験者を問わず、転職に向けてフォローしているので、まずはお気軽にご相談ください。