こんにちは！ヴェルサスのブログ担当です。
世界的にコロナウィルスが流行っています。毎日仕事をしていると、思いもよらぬ体調不良でやむなく欠勤する日も出てきます。一般的に、風邪や熱が出て会社を休むときは、どのように連絡をしたらよいのでしょうか。会社に欠勤連絡をする際の電話マナーや同僚への配慮について解説します。
欠勤の電話はタイミング＆内容がポイント
〇休むなら電話連絡は最低限のマナー
大前提として、どんな理由であれ欠勤するなら、電話連絡をしなければいけません。無断欠勤は社会人として許されないマナー違反です。
会社の留守番電話に「休みます」と一言残すだけというのもNGです。誰も気がつかない可能性がありますし、その日に予定していた仕事の割り振りもしなければならないからです。
最近ではリモートワークを導入している会社も増えており、家族の看病で欠勤する場合は在宅勤務に切り替えてくれるケースもあります。大変なときは無理をしないで、率直に理由を話し、会社の業務にも自分にも負担の少ない休み方を周りに相談しましょう。
〇連絡先は直属の上司が基本
欠勤の連絡先について職場のルールがある場合はそれに従いますが、ない場合は、直属の上司に直接伝えるのが基本です。もし同僚などが出たら、上司に取り次いでもらって欠勤を伝えます。上司がその場にいないなど電話に出られない事情があるときは、電話を受けた社員に欠勤を上司に伝えてもらうよう伝言を頼んでもかまいませんが、あとでもう一度電話して、きちんと上司に話します。
〇連絡タイミングは始業前
電話連絡は、始業の15分前くらいにするのがベストです。まだ誰も出社していない時間帯にかけても意味がありませんし、始業直前はみな忙しいので避けるべきです。上司が出社する時間があらかじめわかっているなら、その時間帯にかけましょう。
始業前に連絡するのは、その日自分ができなくなる仕事を上司や同僚に調整してもらうためです。業務が始まってからでは他の社員が対応できなくなるので、必ず始業前に連絡します。
〇必要事項を簡潔に伝える
社員が忙しい時間帯に電話をかけることになるので、できるだけ短時間に済ますことが大切です。ムダ話はせず、簡潔に伝えるべきことを伝えましょう。
連絡事項は、次の4点です。
・休む理由と現在の状態
・出社の目安
・仕事の進捗とその日の予定
・誰に何を引き継がせるか
意外と忘れがちなのが、出社の目安です。どれくらいの期間休むのか伝えておかないと、他の社員のスケジュールが立ちません。医療機関を受診前で確定診断が出ていない場合は、いったん現在の状態と欠勤する旨を伝え、受診後に改めて連絡します。
周囲への配慮をした丁寧な電話を心がけよう
体調が悪いときの電話連絡はしんどいもの。しかし、いい加減な電話をしてしまうと、職場の評価を下げることにもなりかねません。仕事を休めば、多かれ少なかれ他の社員に迷惑をかけることになります。欠勤連絡をする際はそのことを意識して、周りに配慮した丁寧な電話を心がけたいものです。
相手の顔が見えない電話だからこそ、言葉遣いは非常に大切です。ここにいくつかNG例とOK例を挙げますので、欠勤の電話をする際の参考にしてみてください。
〇最初の連絡
NG例：
「今日はなんとなく体調が悪いので、会社を休みます」
明確な理由も伝えないまま一方的に休むと報告しているだけで、欠勤して申し訳ないという気持ちが伝わりません。理由を相手に話して相談し、許可をもらうような言い方をしましょう。
OK例：
自分が病気になった場合
「おはようございます、〇〇部長。実はいま◯◯度の熱があり、本日は出社できそうにありません。大変申し訳ございませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか？」
家族が病気になった場合
「子どもが体調を崩して学校を休むのですが、通院に付き添いが必要です。大変申し訳ありませんが、本日はお休みを頂戴してもよろしいでしょうか？」
〇受診前の連絡
NG例：
「熱があるようなので、とりあえず医者に行ってきます」
現在の症状がわからないと、上司も心配です。もし、インフルエンザなどの感染症と診断された場合は、社内で広まるおそれがあり欠勤も長期になるので、病名は隠さず伝えなければなりません。
OK例：
「◯◯度の熱があるので、これから病院に行って診てもらいます。病名がわかり次第、もう一度連絡いたします」
「受診して検査を受けたところ、インフルエンザでした。医師からは〇〇日は出社しないようにと言われています。症状が良くなってから再受診し、医師のOKが出たら出社したいと思います。出社可能になりましたら、またご連絡いたします」
〇仕事の引き継ぎがある場合
NG例：
「誰かわかっている人が対応してくれると思います」
これでは、上司は誰に代わりを務めさせればいいのかわかりません。誰なら自分の代わりに仕事ができるのか、きちんと上司に伝えることが大事です。
OK例：
「本日は、〇〇時から〇〇社で打ち合わせが入っております。同行する予定の〇〇さんが必要な資料は一式持っていますので、打ち合わせ対応をお願いしたいと思います」
〇出社の目安を伝える場合
NG例：
「体調が良くなったら会社に行きます」
これでは、いつ出社してくるのか会社としても予定が立ちません。いつどうなったら出社できるのか、それはいつになる見込みなのかをきちんと伝えましょう。
OK例：
「医師には熱が引いて気分が悪くなければ出社して良いと言われています。いま薬が効いて熱も下がり気味なので、おそらく明日には出社できると思います」
できる人はここで差がつく！
基本的なマナーがわかったところで、上級編です。
〇会社からの急な連絡も想定しておく
休むことで業務が変更になり、「休みます」という電話を1本をしただけでは済まないこともありえます。会社から急な連絡が来ることも想定して、いつでも受信できる環境だけは整えておくことも必要です。欠勤連絡の最後に、こんな一言を添えると良いでしょう。
「連絡はつくようにしておきますので、何かあればいつでも電話をしてください。すぐには出られないこともありますが、留守番電話に入れておいていただければ、折り返します」
〇出社したらお礼を忘れずに
休みをもらった後は、必ずお礼を言いましょう。当たり前のことですが、忘れてしまう人も少なくありません。「急に私の分まで仕事を引き受けていただき、ありがとうございました。お休みをいただいていた間の進捗を教えていただけますか」と声をかけましょう。
気持ちよく復帰するためにもさりげない心配りを！
仕事は休まないのが原則ですが、毎日仕事をしていれば、急な体調不良に見舞われて欠勤せざるを得ない日もあります。大事なのは、きちんと周りに配慮した電話連絡をすることです。始業前にポイントを押さえた電話を1本入れ、他の人に与える影響を最小限にすることで、安心して休むことができ、職場復帰もしやすくなります。気配りは、人のためでもあり自分のためでもあるのです。
